Kuinka Healthcare RM virtaviivaistaa vaatimustenmukaisuutta ja ilahduttaa tarkastajia ISMS.onlinen avulla

Healthcare RM tarjoaa integroidun viitekehyksen työntekijöiden terveyden hallintaan ja käsittelee yrityksiin ja niiden henkilöstöön liittyviä riskejä. Yritys räätälöi tarjontansa yksittäisille asiakkaille tarjoamalla täysin integroitua palvelua ja tukemalla ennakoivasti työntekijöiden hyvinvointia useilla eri osastoilla, kuten työterveyshuollossa, mielenterveyshuollossa ja toiminnallisessa terveydenhuollossa.

Healthcare RM:n tiimi tiesi, että vankka laadunhallinta, tietoturva ja kyberturvallisuus olivat ensiarvoisen tärkeitä yrityksen vakiinnuttamisessa luotettavana terveydenhuoltoratkaisuna.

Yritys oli näin ollen onnistuneesti saavuttanut UKAS-sertifikaatin ISO 27001-, ISO 9001- ja ISO 22301 -standardien mukaisesti, mutta etsi yksinkertaisempaa tapaa hallita vaatimustenmukaisuuttaan. Ennen ISMS.online-alustan käyttöä yritys ylläpiti vaatimustenmukaisuutta tallentamalla todisteita laskentataulukoiden ja asiakirjojen hallintajärjestelmän avulla sekä asettamalla manuaalisia muistutuksia olennaisista riski- ja käytäntötarkasteluista. Tämä lähestymistapa toimi sertifikaattien ylläpidossa, mutta se oli tiimille aikaa vievä ja tarpeettoman intensiivinen prosessi.

Healthcare RM tarvitsi ratkaisun, jonka avulla Adam ja hänen tiiminsä voisivat helposti hallita useita ISO-standardeja, jolloin he voivat valvoa yleistä edistymistä, tehtävien määrittämistä ja valmistumisen tilaa. Myös ulkopuolisten tilintarkastajien helppokäyttöisyys oli tärkeää.

Healthcare RM otti käyttöön ISMS.online-alustan yksinkertaistaakseen vaatimustenmukaisuutta siirtämällä kaikkien kolmen olemassa olevan UKAS-akkreditoidun sertifikaattinsa hallinnan: ISO 27001, ISO 9001 ja ISO 22301.

Alustan avulla tiimi voi helposti tarkastella ja hallita sertifiointejaan yhden katon alla, keskittäen vaatimustenmukaisuustoimet reaaliaikaiseen kojelautaan, joka tarjoaa yleiskatsauksen edistymisestä ja keskeneräisistä tehtävistä. Käytimme aiemmin laskentataulukoita ja dokumentienhallintajärjestelmää, joka oli sekava, Adam sanoi. Nyt meillä on ISMS.online-alusta, jota käytämme strategisena näkymänä – helikopterinäkymänä kaikesta, mitä kolmen sertifiointimme kanssa tapahtuu. Käyttämällä ISMS.onlinea olemassa olevan dokumentienhallintajärjestelmänsä rinnalla Healthcare RM on pystynyt yksinkertaistamaan käytäntöjen, prosessien ja todisteiden hallintaa samalla hyödyntäen alustan automaattisia muistutuksia toimien toteuttamiseksi ja jatkuvan parantamisen saavuttamiseksi.

Healthcare RM on äskettäin saanut uudelleensertifioinnin ISO 9001-, 27001- ja 22301 -standardien mukaisesti, mikä osoittaa organisaation sitoutumisen laatuun ja tietoturvallisuuden hallintaan.

Tiimi käytti ISMS.online-alustaa vähentääkseen vaatimustenmukaisuuden ylläpitämiseen tarvittavaa aikaa ja resursseja sekä nopeuttaakseen sisäisen tarkastuksen prosessia. 
”Voimme nähdä, kuinka monta keskeneräistä tehtävää on ja kenelle ne on osoitettu, ja sitten muistuttaa ihmisiä, että heidän on kirjauduttava sisään ja saatava kyseiset asiat tehtyä. Se säästää valtavasti aikaa ja kustannuksia”, Adam sanoi.

Liiketoiminta on myös merkittävästi parantanut ulkoista auditointiprosessiaan ISMS-verkkoalustan avulla. Selkeästi määritellyt riski-, omaisuus-, politiikka- ja valvonta-alueet ovat kaikki käytettävissä keskitetystä kojetaulusta, jolloin tarkastajat voivat navigoida yrityksen sertifiointiprojekteissa ilman, että he tarvitsevat lisäohjeita Healthcare RM -tiimiltä. 

Jatkuvalla sitoutumisella vaatimustenmukaisuuteen, laadunvarmistukseen ja hallintoon, keskittymällä oikean ratkaisun toimittamiseen oikealle asiakkaalle ja korkeasti arvostetuilla UKAS-akkreditoinneilla tiimi voi jatkaa Healthcare RM:n asemaa luotettuna toimittajana tarjousprosesseissa ja puhuessaan mahdollisia asiakkaita.

Vaikka terveydenhuollon RM-tiimi saavutti hiljattain uudelleensertifioinnin, se ei lepää laakereillaan.

Adam ja hänen tiiminsä keskittyvät jatkuvaan vaatimustenmukaisuuteen ja neuvovat asiakkaita jopa UKAS-akkreditoinneissa vankan laadunhallinnan ja tietoturvallisuuden hallinnan varmistamiseksi samalla kun he harkitsevat mahdollisia lisästandardeja terveydenhuollon RM:lle tulevaisuudessa. "Käytämme alustaa ja sertifikaattejamme parantaaksemme itseämme ja tarjotaksemme asiakkaillemme entistä parempaa palvelua, mikä antaa heille mielenrauhan tiedosta, että ajattelemme ennakoivasti jokaista mahdollista tilannetta", Adam sanoi.