Automaatio vaatimustenmukaisuudessa – Säästät aikaa tinkimättä tarkkuudesta

Johdanto: Vaatimustenmukaisuuden tehokkuuden dilemma  

Maailmanlaajuinen sääntely-ympäristö kehittyy jatkuvasti teknologisen kehityksen ja kasvavien kyberuhkien myötä. Digitaalista operatiivista sietokykyä koskeva laki (DORA), päivitetty verkko- ja tietoturva (NIS 2) Direktiivi ja EU:n tekoälylaki kaikki ovat joko nyt sovellettavissa EU:ssa toimiviin yrityksiin tai tulevat pian voimaan. Samaan aikaan Yhdistyneellä kuningaskunnalla on oma lainsäädäntönsä, mukaan lukien parhaillaan kehitteillä oleva kyberturvallisuutta ja -resilienssiä koskeva laki. 

Vaatimustenmukaisuuden varmistamisen paineen kasvaessa monet vaatimustenmukaisuudesta vastaavat johtajat kamppailevat tasapainon löytämisen kanssa. Miten yritykset voivat täyttää tiukat sääntelyvaatimukset samalla, kun ne tehostavat toimintaansa, vähentävät manuaalista työmäärää ja parantavat tarkkuutta? Tässä automaatio tarjoaa osan ratkaisusta, erityisesti aikaa vieviin tehtäviin, kuten todisteiden keräämiseen ja raportointiin, mutta se voi myös tietämättään lisätä uusia riskejä vaatimustenmukaisuusprosessiisi, jos sitä ei toteuteta strategisesti. 

Pelkkä automaatio ei ole ratkaisu. Tässä blogissa tutkimme, miten yritykset voivat ottaa käyttöön automaatiota parantaakseen vaatimustenmukaisuustoimiaan ja samalla hyödyntääkseen ihmisten asiantuntemusta turvallisuuden, tarkkuuden ja strategisen päätöksenteon varmistamiseksi. 

Miksi automaatio on olennaista nykyaikaisessa vaatimustenmukaisuudessa 

Monet yritykset kohtaavat haasteen noudattaa useita säännöksiä useiden kehysten avulla, kuten ISO 27001 ja NIST CSF. Kaiken vaatimustenmukaisuuteen liittyvän hallinta riskienarvioinneista ja sisäisistä tarkastuksista käytäntöjen päivityksiin ja raportointiin on monimutkainen ja mahdollisesti ylivoimainen tehtävä vaatimustenmukaisuustiimeille. Vaatimustenmukaisuusvaatimusten manuaalinen hallinta useissa eri viitekehyksissä ja usein tiukkojen vaatimusten täyttämiseksi voi johtaa virheisiin, tehottomuutoksiin ja vaatimustenmukaisuusväsymyksiin.  

Thomson Reutersin vuoden 2023 riski- ja vaatimustenmukaisuusraportti havaitsi, että riskien tunnistaminen ja arviointi oli haastavin osa-alue riskien ja vaatimustenmukaisuuden työnkulussa, jonka mainitsi 56 % vastaajista, ja seuraavaksi haastavin oli vaatimustenmukaisuuden seuranta, jonka mainitsi 52 % vastaajista. Vaatimustenmukaisuustiimit voivat hyötyä merkittävästi automaation hyödyntämisestä näillä alueilla riskien ja vaatimustenmukaisuuden hallitsemiseksi samalla, kun säilytetään elintärkeä ihmisen valvonta. 

Automaatio tarjoaa organisaatioille myös olennaisen mahdollisuuden vähentää vaatimustenmukaisuustiimien manuaalista työmäärää. Itse asiassa Thomson Reutersin raportissa todettiin, että lähes kaksi kolmasosaa (65 %) vastaajista sanoi, että manuaalisten prosessien virtaviivaistaminen ja automatisointi auttaisi vähentämään riskien ja vaatimustenmukaisuuden monimutkaisuutta ja kustannuksia. Lisäksi McKinseyn artikkeli todetaan, että ”noin 60 prosenttia kaikista ammateista voisi nähdä 30 prosenttia tai enemmän niiden olennaisesta toiminnasta automatisoituvan”.  

Aikaa vievät hallinnolliset tehtävät, kuten todisteiden keräämisen seuranta, raporttien luominen ja riskien merkitseminen, voidaan automatisoida onnistuneesti, ja ihmisen puuttumista tarvitaan vaihtelevassa määrin. Lisäämällä automaatiota vaatimustenmukaisuuden työkalupakkiisi vaatimustenmukaisuustiimisi voi keskittyä strategiaan, riskienhallintaan ja liiketoiminnan yhdenmukaistamiseen toistuvien tehtävien sijaan, jotka johtavat vaatimustenmukaisuusväsymykseen, inhimillisiin virheisiin ja kalliisiin taloudellisiin ja maineeseen liittyviin seurauksiin.  

Automaation upottaminen vaatimustenmukaisuuteen tarjoaa myös vakuuttavia strategisia etuja. Esimerkiksi tehtävämuistutusten automatisointi voi vahvistaa organisaatiosi pitkän aikavälin selviytymiskykyä: varmistaa, että keskeiset tehtävät eivät koskaan jää huomiotta, että ne ovat yhdenmukaisia ​​kehittyvien sääntelyvaatimusten kanssa ja että ne saavat johdonmukaista ihmisen valvontaa, jotta ne tukevat edelleen vaatimustenmukaisuustavoitteitasi.  

Automaation lisääminen vaatimustenmukaisuustyökalupakkiisi 

Automaatio voi tehdä suuren osan raskaasta työstä vaatimustenmukaisuustiimisi puolesta, mutta on silti osa-alueita, jotka vaativat jatkuvaa ihmisen valvontaa – liiallinen automaatioon luottaminen voi johtaa vaatimustenmukaisuusongelmien huomiotta jättämiseen tai tietojen epätarkkuuksiin. Automaation ja ihmisen päätöksenteon yhdistelmä voi luoda vahvistetun ja virtaviivaisen vaatimustenmukaisuusstrategian. 

Täysin automatisoitavat tehtävät 

• Kirjausketjut ja raportointiKirjaa muutokset automaattisesti, seuraa versiohistoriaa ja luo vaatimustenmukaisuusraportteja sen sijaan, että käyttäisit aikaa tietojen manuaaliseen syöttämiseen.  

• Turvallisuuskontrollien valvontaTarkista vaatimustenmukaisuuden tila automaattisesti ennalta määritettyjä kontrolleja vasten, jotta organisaatiosi pysyy vaatimustenmukaisena.  

• Tehtävä- ja määräaikamuistutuksetAutomaattiset hälytykset käytäntöjen tarkastuksista, riskinarvioinneista ja auditoinneista, mikä poistaa määräaikojen ylittymisen riskin.  

Ihmisen valvontaa vaativat tehtävät 

• RiskianalyysitAutomaatio voi tuoda esiin mahdolliset riskit, mutta vaikutusten analysointiin tarvitaan ihmisen harkintaa.  

• Tapahtumaan reagointi ja päätöksentekoAutomaattiset hälytykset auttavat ongelmien havaitsemisessa, mutta asiantuntijoiden antamat tiedot varmistavat oikean reagoinnin.  

• Vaatimustenmukaisuusstrategia ja -käytäntöjen luominenAutomaatio voi tukea toteutusta, mutta hallinta vaatii ihmisen panosta.  

Oikean tasapainon löytäminen: Älykäs automaatio ja ihmisen valvonta  

Organisaatiot, jotka suhtautuvat vaatimustenmukaisuuteen "aseta ja unohda" -harjoituksena, jossa ruksitaan rasti ruutuun, huomaavat usein kamppailevansa pysyäkseen vaatimustenmukaisina pitkällä aikavälillä. Säännökset muuttuvat, yritykset kasvavat ja eilisen prosessit vanhenevat nopeasti. Tässä kohtaa automaatio voi tehdä todellisen eron – se auttaa organisaatioita pysymään ajan tasalla sääntelyodotusten kanssa, vahvistamaan selviytymiskykyään ja reagoimaan muutoksiin nopeammin. 

Oikein käytettynä automaatio tuo ketteryyttä vaatimustenmukaisuuteen. Se voi vähentää manuaalisten tehtävien taakkaa, minimoida inhimillisten virheiden riskin ja auttaa välttämään kalliita sakkoja tai mainehaittaa. Mutta pelkästään automaatioon luottaminen on itsessään riski. Algoritmit eivät pysty tulkitsemaan kontekstia, vivahteita tai kehittyvää riskiä samalla tavalla kuin ihmiset. 

Siksi tehokkaimmat vaatimustenmukaisuusstrategiat yhdistävät automaation ihmisen suorittamaan valvontaan. Automaation tulisi tukea päätöksentekoa, ei korvata sitä. Inhimillinen tekijä on edelleen olennainen – erityisesti riskien tulkinnassa, kontrollien tarkastelussa ja harkintaa vaativien päätösten tekemisessä. 

Otetaan esimerkiksi ISO 27001 -standardi. Se soveltuu hyvin älykkääseen automatisointiin: tehtävämuistutukset, auditointipolun luominen ja käytäntöjen tarkistusprosessit voidaan kaikki automatisoida. Mutta ydinelementit – kuten riskinarvioinnit ja hoitosuunnitelmien määrittely – vaativat silti ihmisen panosta. 

Tietoturva-asiantuntijamme arvioivat itse asiassa, että vain noin 20 % ISO 27001 -standardista voidaan automatisoida täysin. Siksi tasapainoinen lähestymistapa, joka yhdistää ihmiset, prosessit ja teknologian, on avain pitkän aikavälin vaatimustenmukaisuuden onnistumiseen. 

Automatisoi ja hallitse ISMS.online-palvelulla 

ISMS.online mahdollistaa automaation saumattoman yhdistämisen ihmisen ohjaamaan hallintaan. Alusta sisältää valmiiksi määritetyn vaatimustenmukaisuuden automaation suoraan paketista, mikä vähentää tiimisi manuaalista työmäärää ja pitää samalla ihmisen valvonnan ja kontrollin etusijalla. Virtaviivaistetut älykkäät työnkulut auttavat myös vaatimustenmukaisuustiimiäsi pysymään auditointivalmiina ja säilyttämään samalla näkyvyyden.  

Myös ISMS.online-alusta integroi ydinohjelmistojesi – kuten JIRA:n, Slackin, Microsoftin ja PowerBI:n – kanssa varmistaaksesi, että vaatimustenmukaisuustietosi virtaavat ilman siiloja, puuttuvia todisteita tai kömpelöitä tiedonsiirtoprosesseja. Automatisoidut prosessisi tekevät raskaan työn puolestasi, kun taas tiimisi voi yksinkertaisesti validoida ihmisen valvontaa vaativat tehtävät.  

ISMS.online-työkalun avulla vaatimustenmukaisuuden edistymistä on myös helppo tarkastella ja valvoa mukautettavassa projektihallintapaneelissa, joka antaa sinulle 360 ​​asteen näkymän riskiprofiiliisi, käytäntöjesi ja valvonnan tilaan, kolmannen osapuolen toimittajien arviointeihin ja muuhun. 

Hanki opas – Automaatio vs. ihmisen tekemä valvonta

Tehosta vaatimustenmukaisuuttasi strategisella automaatiolla 

Vankka automaatiostrategia ei perustu ihmisten poistamiseen vaatimustenmukaisuudesta. Sen sijaan automatisoitujen tehtävien ja ihmisten tarkastusten strateginen yhdistelmä antaa vaatimustenmukaisuustiimeille mahdollisuuden keskittyä olennaiseen. Vapauta pitkän aikavälin vaatimustenmukaisuuden sietokyky, sopeudu nopeasti muuttuviin sääntelyvaatimuksiin ja vapauta tiimisi arvokasta aikaa ja resursseja tärkeisiin tehtäviin, ei vähäpätöiseen päivittäiseen hallintoon ja todisteiden keräämiseen.  

Tehokkuus, tarkkuus ja riskien vähentäminen saavutetaan tasapainottamalla automaatio asiantuntevan valvonnan kanssa. Oikea vaatimustenmukaisuuden automaatiostrategia ei korvaa ihmisen valvontaa – se antaa tiimillesi mahdollisuuden keskittyä siihen, millä on todella merkitystä: riskien vähentämiseen, resilienssiin ja liiketoiminnan kasvuun. 

Jos olet valmis upottamaan automaation vaatimustenmukaisuusstrategiaasi, katso ISMS.online-alustaa toiminnassa – tee itseohjautuva, interaktiivinen laiturikierrosTai jos haluat henkilökohtaisen lähestymistavan, varaa demosi.