Vaatimustenmukaisuuden torjunta lakitekniikan aikakaudella

Uraauurtavat teknologiset innovaatiot muokkaavat perinteistä oikeuskäytäntöä. Teknologia on tunkeutunut lähes kaikkiin lakiammatin osa-alueisiin tekoälystä ja koneoppimisalgoritmeista pilvilaskentaan ja data-analytiikkaan. Tämä fuusio on synnyttänyt jännittäviä mahdollisuuksia oikeusprosessien virtaviivaistamisesta oikeussuojan parantamiseen. Kuitenkin, kuten mikä tahansa muutosvoima, se tuo meille myös monimutkaisen joukon näkökohtia, erityisesti mitä tulee noudattamiseen.

Lakitekniikan aikakaudella vaatimustenmukaisuuden merkitystä ei voi liioitella. Vaatimustenmukaisuus on ohjaava periaate, joka varmistaa oikeudellisten puitteiden, eettisten standardien ja sääntelyvaatimusten noudattamisen teknologisen nopean muutoksen keskellä. 

Tässä blogissa pyrimme syventymään lakitekniikan aikakauden vaatimustenmukaisuuden monimutkaisuuteen ja tutkimaan sen merkitystä ja vaikutuksia lakialan ammattilaisille, organisaatioille ja yhteiskunnalle yleensä. Liity joukkoomme, kun navigoimme vaatimustenmukaisuuden monitahoisissa ulottuvuuksissa ja tutkimme keskeisiä haasteita, parhaita käytäntöjä ja innovatiivisia lähestymistapoja, jotka tasoittavat tietä lain ja teknologian harmoniselle rinnakkaiselolle nykyaikana.

Mikä on Law Tech

Ennen kuin siirrymme pidemmälle, on aina hyvä luoda kohtaus, joten mitä lakitekniikalla tarkoitetaan? Lakiteknologia, joka tunnetaan myös nimellä lakitekniikka tai lakitekniikka, viittaa tekniikan, kuten ohjelmistojen, työkalujen ja alustojen, soveltamiseen, jotta voidaan käsitellä ja parantaa lakialan eri näkökohtia. Tekniikat, kuten:

1. eDiscovery (elektroninen löytö): eDiscovery on yleisesti käytetty tekniikka, joka sisältää sähköisten asiakirjojen ja muiden sähköisesti tallennettujen tietojen (ESI) tunnistamisen, keräämisen ja tuottamisen vastauksena oikeudellisiin tiedusteluihin. Algoritmit ja koneoppiminen ovat ratkaisevan tärkeitä valtavien tietomäärien luokittelussa ja olennaisten tietojen poimimisessa.
2. LPM (Legal Practice Management) -ohjelmisto: LPM-ohjelmisto auttaa asianajotoimistoja ja lakiosastoja hallitsemaan tapauksia, asiakkaita ja budjetteja tehokkaammin. Se sisältää ominaisuuksia, kuten ajan seurannan, laskutuksen, dokumenttien hallinnan, tapausten hallinnan, prosessien virtaviivaistamisen ja työnkulujen optimoinnin.
3. Sopimuksenhallintaohjelmisto: Tämä tekniikka auttaa yrityksiä hallitsemaan sopimuksia tehokkaasti tarjoamalla työkaluja luomiseen, seurantaan ja seurantaan. Automaattiset ilmoitukset ja muistutukset auttavat vähentämään virheitä ja varmistamaan lakisääteisten vaatimusten noudattamisen.
4. Tekoäly (AI): Tekoäly voi analysoida laajaa oikeudellista tietoa, tunnistaa malleja ja trendejä, ennustaa oikeudellisia tuloksia ja automatisoida tehtäviä, kuten asiakirjojen tarkastusta ja sopimusanalyysiä. Näin lakimiehet voivat keskittyä monimutkaisempiin asioihin.
5. Blockchain-tekniikka: Turvallisuus- ja luottamusongelmien ratkaisemiseen käytetty lohkoketjuteknologia tarjoaa turvallisen ja läpinäkyvän tallenteen tapahtumista, joita ei voida peukaloida. Oikeudellisessa kontekstissa se voi varmistaa oikeudellisten liiketoimien, kuten sopimusten, patenttien ja tavaramerkkien, eheyden, minimoimalla petosriskit ja säilyttäen samalla turvallisuuden ja avoimuuden.

Mitkä ovat tärkeimmät riskit ja huolenaiheet lakitekniikan käyttöön? 

Koska lakiala omaksuu teknologian, lakitekniikan käyttöön liittyvien keskeisten riskien ja huolenaiheiden käsitteleminen on ratkaisevan tärkeää. Vaikka teknologia tuo lukuisia etuja, se tuo mukanaan myös haasteita, joissa on navigoitava huolellisesti. Tarkastellaan joitain tärkeimpiä riskejä ja huolenaiheita, jotka ammattilaisten tulisi olla tietoisia:

Tietoturva ja yksityisyys 

Koska lakitekniikka on vahvasti riippuvainen digitaalisista järjestelmistä ja suurien tietomäärien keräämisestä, tallentamisesta ja käsittelystä, tietoturvasta ja yksityisyydestä tulee ensiarvoisen tärkeää. Tietoturvaloukkaukset, luvaton pääsy ja arkaluonteisten asiakastietojen mahdollinen paljastaminen ovat merkittäviä huolenaiheita. Compliance-ammattilaisten on varmistettava, että käytössä on riittävät toimenpiteet tietojen suojaamiseksi ja tietosuojan noudattamiseksi. 

Compliance-ammattilaisten on navigoitava monimutkaisissa tietosuojasäännöksissä, kuten yleisessä tietosuoja-asetuksessa (GDPR), ja otettava käyttöön vankat suojatoimenpiteet asiakkaiden arkaluontoisten tietojen suojaamiseksi tietomurroilta tai luvattomalta käytöltä. Niiden on myös puututtava tiedon tallentamiseen, salaukseen ja turvalliseen tiedonsiirtoon liittyviin haasteisiin lakitekniikan alustoilla.

Eettiset näkökohdat

Teknologialähtöiset oikeuskäytännöt herättävät eettisiä huolenaiheita, joihin on puututtava. Esimerkiksi tekoälyn käyttö juridisessa tutkimuksessa ja päätöksentekoprosesseissa voi herättää kysymyksiä automatisoidun päätöksenteon oikeellisuudesta ja puolueettomuudesta. 

Lakiteknisiä ratkaisuja tukevat algoritmit voivat myös vahingossa säilyttää harhoja tai syrjiviä käytäntöjä koulutustiedoissa. Tämä aiheuttaa vaatimustenmukaisuusriskejä erityisesti sellaisilla aloilla, kuten oikeudellisen päätöksenteon ennakoiva analytiikka tai tekoälypohjaiset palkkaustyökalut.

Compliance-ammattilaisten on navigoitava eettisessä maisemassa ottaen huomioon algoritmien läpinäkyvyys, koulutustietojen kattavuus ja kyky selittää automatisoidut päätökset varmistaakseen, että lakitekniikan käyttö on linjassa ammatillisten standardien, käytännesääntöjen ja eettisten ohjeiden kanssa.

Lainsäädännön noudattaminen

Nousevat teknologiat, kuten lohkoketju, älykkäät sopimukset ja sähköiset etsintätyökalut, tuovat mukanaan uusia haasteita ja mahdollisuuksia lainsäädännön noudattamiseen. Ymmärtämällä, kuinka nämä tekniikat risteävät olemassa olevien sääntelykehysten kanssa, varmistetaan, että nämä tekniikat täyttävät säännökset, kuten tietosuoja, henkinen omaisuus, sähköiset allekirjoitukset ja sähköinen löytö.

Lakitekniikan nopea kehitys tuo mukanaan myös säännöllisiä päivityksiä ja muutoksia sääntelyympäristöön. Pysyminen ajan tasalla teknologian käyttöönottoa, tietosuojaa, kyberturvallisuutta ja immateriaalioikeuksia koskevista uusista säännöksistä voi olla haastavaa, kun se etenee niin nopeasti ja sisältää sääntelykehyksen ymmärtämisen sekä kansallisella että kansainvälisellä tasolla, koska lakitekniikka ylittää usein maantieteelliset rajat.

Parhaat käytännöt lakitekniikan aikakaudella 

Vankan noudattamisohjelman toteuttaminen on elintärkeää lakitekniikan aikakauden monimutkaisuuksien navigoimiseksi. Tässä on joitain keskeisiä suosituksia noudattamisen tehokkaaseen hallintaan tässä dynaamisessa ympäristössä:

Suorita riskinarviointeja

Arvioi säännöllisesti lakiteknisiin toteutuksiin liittyvät riskit. Tunnista mahdolliset haavoittuvuudet, uhat ja vaatimustenmukaisuusaukot. Tähän sisältyy ymmärrys tekniikan turvallisuudesta, tavasta, jolla sitä käytetään, missä tiedot sijaitsevat ja kuinka ne liikkuvat yrityksessä, kyseisten tietojen luonteesta ja arkaluonteisuudesta, niitä käyttävistä ihmisistä, niitä käyttävistä/käsittelevistä kolmansista osapuolista ja tietoturvakäytännöt olemassa vai ei.

Kun organisaatio ymmärtää ja on dokumentoinut kaikki nämä näkökohdat, sen on tehtävä arvioida mahdollisia riskejä organisaatiolle, käytetyille tiedoille ja mukana olevalle toimittajalle ja määrittää asianmukaiset valvontatoimenpiteet niiden vähentämiseksi kussakin käyttötapauksessa.

Kehitä selkeät käytännöt, menettelyt ja valvonta

Kun organisaatio ymmärtää riskit, jotka liittyvät mihin tahansa lakitekniikkaan, jota se aikoo käyttää, seuraava askel on ottaa käyttöön suoraviivaisia ​​​​käytäntöjä, menettelyjä ja valvontaa näiden riskien vähentämiseksi. Nämä jakautuvat kolmeen selkeään painopistealueeseen:

Ihmiset Henkilöstön koulutus on elintärkeää sen varmistamiseksi, että organisaatio käyttää lakitekniikkaa oikein ja vaatimustenmukaisesti. Ihmiset ovat ensimmäinen puolustuslinja suojella organisaatioita noudattamisriskiltä. 

Hyvän koulutusohjelman tulisi sopia yrityksellesi, erityisiin lakiteknisiin alustoihin, joita jokainen henkilö käyttää päivittäisessä työssään ja kattaa esimerkiksi seuraavat aiheet:

• Tietosuoja
• Kyberturvallisuus sellaisena kuin se koskee yksittäisen työntekijän roolia
• Eettiset näkökohdat lakitekniikkaa käytettäessä 
• lakiteknisten työkalujen oikea käyttö, mukaan lukien silloin, kun tiettyjen työkalujen käyttö oikeusprosessissa on ja ei ole hyväksyttävää 

Koulutus ei ole yksittäinen toiminta; Siksi organisaatioiden on varmistettava säännöllinen lisäkoulutus, -toimeksianto ja -menettelyt sen varmistamiseksi, että säännösten päivityksiä tai muutoksia noudatetaan.

prosessit Yksi tehokkaimmista organisaatioiden käytettävissä olevista työkaluista on tehokas ja helposti saatavilla oleva tietoturvapolitiikka. Lakiteknologiaan sovellettavien laki-, sääntely- ja eettisten puitteiden mukaisten kattavien käytäntöjen ja menettelyjen luominen tuo selkeyttä, poistaa epäjohdonmukaiset käyttäytymiset yrityksesi kaikilla tasoilla ja hahmottaa selkeästi, mitä prosessia organisaatio odottaa henkilöstön noudattavan, mikä on kiellettyä ja kuka on vastuussa. 

Näiden asiakirjojen tulisi kattaa esimerkiksi tietosuoja, kyberturvallisuus, teknologian käyttö, eettiset näkökohdat ja noudattamisvelvollisuudet.

Vankka tietoturvapolitiikka: 

• Varmista tietojen luottamuksellisuus, eheys ja saatavuus sekä tietojen yksityisyys   
• Vähennä turvavälikohtausten riskiä ja vahinkoja hahmottelemalla tarkka tapausvastausmekanismi 
• Luo toiminnalliset tietoturvakehykset organisaation sisällä
• Tarjoa nopeita vastauksia ja selkeitä tietoturvalausuntoja kolmansille osapuolille, asiakkaille ja kumppaneille
• Täytä lakisääteiset ja säännösten mukaiset vaatimukset

Kommunikoi näistä käytännöistä tehokkaasti koko organisaatiossa ja varmista, että ne ovat helposti työntekijöiden saatavilla.

Elektroniikka Organisaatioiden tulee ottaa käyttöön teknisiä valvontatoimia, kuten:

• Salaus – arkaluontoisten tietojen suojaamiseen niiden siirron tai lajittelun aikana.
• Palomuurit – muodostavat esteen sisäisten ja ulkoisten verkkojen välille ja estävät luvattoman pääsyn tietoihin.
• Kulunvalvonta – rajoittaa, kuka voi käyttää arkaluonteisia tietoja ja mitä toimia käyttäjät voivat tehdä arkaluontoisten tietojen kanssa.
• Tunkeutumisen havaitsemisjärjestelmät – valvovat verkon toimintaa haitallisen toiminnan merkkien varalta ja varoittavat turvallisuustiimejä mahdollisista uhista.

Nämä tekniset kontrollit auttavat organisaatioita suojaamaan tietojaan, noudattamaan asiaankuuluvia säädöksiä ja vähentämään tietomurtojen riskiä.

Tarkista ja päivitä nämä hallintalaitteet säännöllisesti uusiin riskeihin ja kehittyviin teknologioihin puuttumiseksi.

Noudata asiaankuuluvaa lainsäädäntöä ja määräyksiä

Harkittaessa lakitekniikan käyttöä organisaatioiden on pysyttävä soveltuvan lainsäädännön mukaisina. Asiaankuuluvien lakivaatimusten ymmärtäminen ja noudattaminen on ratkaisevan tärkeää lakitekniikan eettisen ja turvallisen käytön varmistamiseksi. Tämä sisältää;

1. EU:n GDPR ja raportointivelvoitteet: EU:n yleinen tietosuoja-asetus (GDPR) asettaa tiukat raportointi- ja täytäntöönpanomekanismit. Olosuhteista riippuen yritykset voivat joutua ilmoittamaan tapauksista valvontaelimille ja asiakkaille, joiden tiedot ovat vaarantuneet. Ilmoitusvelvollisuuden laiminlyönnistä voi seurata merkittäviä sakkoja, joita vakuutukset eivät kata. Sääntelyelimet, kuten ICO Isossa-Britanniassa, määrittävät sakon määrän arvioimalla yrityksen tekniset ja organisatoriset turvatoimenpiteet.
2. Mallisäännöt ammattitaidosta Yhdysvalloissa: Yhdysvalloissa toimivia asianajotoimistoja sitovat American Bar Associationin laatimat mallisäännöt ammatillisen käyttäytymisen säännöistä. Näillä säännöillä varmistetaan, että lakipalvelut suoritetaan eettisesti, tehokkaasti ja turvallisesti. Ne antavat ohjausta erilaisiin asioihin, kuten tietomurtojen seurantaan, riittävien turvatoimien toteuttamiseen, asiakkaille tiedottamiseen tietomurroista ja seurauksiin puuttumisesta. Lakimiehiltä odotetaan kohtuullisia ponnisteluja pysyäkseen ajan tasalla asiaankuuluvasta tekniikasta ja niitä koskevista lakisääteisistä vaatimuksista.
3. Tietosuojasäännöt: Tietosuojasäännökset vaihtelevat maittain ja Yhdysvaltain osavaltioittain. Esimerkiksi Kalifornian lakitoimistojen on otettava huomioon California Consumer Privacy Act -laki, joka asettaa tiukat vaatimukset henkilötietojen käsittelylle. Samoin New Yorkin lakitoimistojen on noudatettava New Yorkin osavaltion rahoituspalveluministeriön antamia määräyksiä. Isossa-Britanniassa sovelletaan tietosuojalakia, joka säätelee henkilötietojen käsittelyä ja suojaa.
4. Toimialakohtaiset lait ja standardit: Eri toimialoilla on omat lakinsa ja standardinsa, jotka määrittelevät erityisiä tietosuojavaatimuksia. Esimerkiksi terveydenhuollon tiedot ovat sairausvakuutuksen siirrettävyys- ja tilivelvollisuuslain (HIPAA) alaisia. Samaan aikaan talous- ja luottokorttitietojen on noudatettava Payment Card Industry Data Security Standardia (PCI DSS). Lisäksi Sarbanes-Oxley Act (SOX) asettaa kirjanpito- ja sijoittajatietoja koskevat vaatimukset.

Vaikka nämä määräykset saattavat tuntua ylivoimaisilta, useimmilla kyberturvallisuusstandardeilla ja -säännöillä on samanlaiset vaatimukset; Siksi asianajotoimistot voivat tehostaa kyberturvallisuuskäytäntöjään ja varmistaa useiden säännösten ja standardien noudattamisen käsittelemällä näitä yhteisiä piirteitä ISO 27001 -standardin kaltaisilla viitekehyksellä.

Myyjän due diligence ja hallinta

Lakitekniikkaan liittyy usein työskentelyä kolmannen osapuolen toimittajat ja palveluntarjoajat. Compliance-ammattilaisten tulee suorittaa perusteellinen due diligence valitessaan teknologiatoimittajia ja tehdessään yhteistyötä heidän kanssaan. Tämä sisältää arvioinnin, että toimittaja noudattaa sovellettavia säännöksiä, turvatoimia, tietojenkäsittelykäytäntöjä ja sopimusvelvoitteita. Vahvat toimittajien hallintakäytännöt ovat välttämättömiä teknologian ulkoistamiseen liittyvien vaatimustenmukaisuusriskien vähentämiseksi.

ISO 27001 ja lakitekninen vaatimustenmukaisuus: tehokas yhdistelmä

Organisaatioille, jotka haluavat olla tekemisissä lakitekniikan ja muiden uusien teknologioiden kanssa, tarve noudattaa useita kyberturvallisuus-, tieto- ja tietoturvamääräyksiä noudattamisen varmistamiseksi voidaan yksinkertaistaa käyttämällä tietoturvan hallintakehyksiä, kuten esim. ISO 27001.

ISO 27001 -standardin mukaisen tiedonhallintajärjestelmän (ISMS) avulla organisaatiot voivat vähentää riskejä ja altistumista turvallisuusuhkille. Se kattaa laajan valikoiman tietoturvan valvontaa, mukaan lukien käytännöt, menettelyt, ohjeet ja riskinhallintakäytännöt. Se myös edellyttää, että organisaatiot arvioivat säännöllisesti tietoturva-asentoaan, tunnistavat parannettavat alueet ja ryhtyvät toimiin mahdollisten haavoittuvuuksien tai heikkouksien korjaamiseksi.

ISO 27001 on myös joustava ja mukautuva kehys, jonka avulla organisaatiot voivat räätälöidä turvavalvontansa vastaamaan toimialaansa, sijaintiaan ja asiakaskuntaansa koskevia erityisiä lakivaatimuksia. Ottamalla käyttöön ISO 27001 -standardin vaatimukset asianajotoimistot voivat täyttää lakitekniikan käyttöä koskevat lakivaatimukset. Lisäksi standardia päivitetään säännöllisesti vastaamaan uhkaympäristön muutoksia, mikä varmistaa, että organisaatiot ovat valmiita puuttumaan uusiin ja nouseviin kyberturvallisuusriskeihin.

Kun se on perustettu, lisää lisää GDPR, NIST ja alueelliset sääntelyvaatimukset ovat paljon yksinkertaisempia. ISO 27001 voidaan myös sertifioida itsenäisesti, mikä osoittaa tavarantoimittajille, sidosryhmille ja sääntelyviranomaisille, että olet ryhtynyt "asianmukaisiin ja oikeasuhteisiin" teknisiin ja organisatorisiin toimenpiteisiin.

Ottamalla käyttöön ISO 27001 -standardin organisaatiot voivat parantaa tietoturvakäytäntöjään, osoittaa sitoutuneensa noudattamiseen ja hallita tehokkaasti lakitekniikkaan liittyviä riskejä, mikä antaa organisaatioille mahdollisuuden navigoida lakitekniikan monimutkaisissa vaiheissa luottavaisesti. 

Puhu asiantuntijalle