ISO 9001 – Lauseke 8.7 – Vaatimustenvastaisten tulosten valvonta

ISO 9001, lauseke 8.7, selitys

Kun olet vastuussa laadun hallinnasta organisaatiossasi, vaatimustenvastaisten tulosten tunnistaminen ja dokumentointi on kriittinen vaihe ISO 9001:2015:n kohdan 8.7 mukaisten standardien ylläpitämisessä. Ei-yhteensopivat lähdöt ovat pohjimmiltaan tuloksia, jotka eivät täytä ennalta määritettyjä spesifikaatioita tai asiakkaan vaatimuksia. Alkuvaiheet näiden tulosten tunnistamiseksi sisältävät perusteellisen tarkastusprosessin, jossa alustamme, ISMS.online, voi tarjota järjestelmällistä ohjausta.

Tunnistamisen alkuvaiheet

Aluksi määritellä selkeät kriteerit siitä, mikä on vaatimustenvastaisuutta tuotteissasi tai palveluissasi. Tämä edellyttää eritelmien ja vaatimusten ymmärtämistä, jotka tulostesi on täytettävä. Kun kriteerit on asetettu, suorittaa säännöllisiä tarkastuksia ja arvioita mahdollisten poikkeamien havaitsemiseksi ajoissa.

ISO-standardien mukainen dokumentaatio

Asianmukainen dokumentointi ei ole vain vaatimus; se on laadunhallinnan kulmakivi. Kirjaa ylös kaikki poikkeamat yksityiskohtaisesti, mukaan lukien poikkeaman luonne, tuote tai palvelu, johon se vaikuttaa, sekä tunnistamisaika ja -paikka. Tässä on a Non-Conformance Action Log (NCR) tulee välttämättömäksi.

Tärkeitä tietoja NCR:ssä

Tehokkaan NCR:n tulisi sisältää:

• Ainutlaatuinen tunniste jokaiselle poikkeamalle
• Kuvaus poikkeamasta
• Tuote tai palvelu, jota asia koskee
• Havainnon päivämäärä
• Toimenpiteet poikkeaman korjaamiseksi

Toimenpiteet poikkeamien varalta

Kun poikkeama havaitaan, välittömät toimet ovat ensiarvoisen tärkeitä, jotta estetään lisävaikutukset tuotantoon ja asiakastyytyväisyyteen. Nämä toimet ovat suora vastaus tunnistettuun ongelmaan ja toimivat ensimmäisenä puolustuslinjana laatujärjestelmässäsi.

Vastaaminen poikkeamiin

Ensimmäinen vastaus poikkeamiseen sisältää eristää asianomaisen tuotteen tai palvelun jotta se ei pääse asiakkaalle. Tätä seuraa laajuuden arvioinnissa ongelmasta ymmärtääkseen sen vaikutuksen. Sinun täytyy sitten tiedottaa asianomaisille sidosryhmille, mukaan lukien tarvittaessa asiakkaat, virheestä ja sen korjaamiseksi toteutetuista toimenpiteistä.

Asiakastyytyväisyyden ylläpitäminen

Toimimalla nopeasti ja avoimesti osoitat sitoutumisesi laatuun ja asiakaspalveluun. Tämä reagointikyky on ratkaisevan tärkeää luottamuksen säilyttämisessä ja voi usein lieventää tyytymättömyyttä.

Erottelun rooli

Erottelu on kriittinen hallintatoimenpide, joka varmistaa, että vaatimustenvastaiset lähdöt pysyvät sisällään eivätkä sekoitu vaatimustenmukaisten tulosten kanssa. Se on fyysinen tai systeeminen toiminta estää käytön tai toimituksen vaatimustenvastaisista tuotteista tai palveluista.

ISMS.onlinen rooli välittömässä vastauksessa

Alustamme, ISMS.online, virtaviivaistaa välitöntä vastausprosessia automaattiset hälytykset ja työnkulun hallinta. Näin varmistetaan, että oikeat ihmiset saavat tiedon ja korjaavat toimenpiteet käynnistetään viipymättä, mikä säilyttää laatujärjestelmäsi eheyden.

Arviointi- ja päätöksentekoprosessi

Vaatimustenvastaisten tulosten tarkistus- ja päätöksentekoprosessi on jäsennelty lähestymistapa, joka varmistaa, että kaikki laatustandardeista poikkeamat hallitaan tehokkaasti ja organisaatiosi laatupolitiikan mukaisesti.

Poikkeamien vaikutusten arviointi

Kun havaitaan poikkeava tulos, se on ratkaisevan tärkeää arvioida sen vaikutusta sekä tuotteiden laadusta että asiakastyytyväisyydestä. Tämä arviointi sisältää:

• Poikkeaman laajuuden tarkistaminen
• Mahdollisten vaikutusten määrittäminen seuraaviin prosesseihin tai tuotteisiin
• Arvioi vaikutukset asiakkaiden käyttöön ja tyytyväisyyteen

Vapautuksen kriteerit

Vaatimustenvastainen tulos voidaan vapauttaa toimiluvan perusteella, jos se täyttää tietyt kriteerit, joihin tyypillisesti kuuluvat:

• Vaatimustenvastaisuus ei vaikuta tuotteen tai palvelun käyttötarkoitukseen
• Poikkeama on asiakkaan tai loppukäyttäjän hyväksymä
• On takeita siitä, että poikkeama ei johda tuleviin ongelmiin

Päätöksentekoviranomaiset

Päätökset, jotka koskevat poikkeavia tuloksia, tekevät tyypillisesti henkilöstö, jolla on nimetty toimivalta laatujärjestelmän sisällä. Tämä voi sisältää rooleja, kuten:

• Laatupäälliköt
• Prosessin omistajat
• Ylin johto

Laatupolitiikan mukauttaminen

Alustamme, ISMS.online, tukee päätöksentekoprosessiasi varmistamalla, että kaikki tehdyt toimet ovat organisaatiosi laatupolitiikan mukaisia ​​ja dokumentoituja sen mukaisesti. Tarjoamme työkaluja, jotka auttavat sinua:

• Dokumentoi päätösten perustelut
• Kirjaa kaikki myönnetyt myönnytykset
• Varmista QMS:n jäljitettävyys ja vastuullisuus

Korjaavat ja ehkäisevät toimenpiteet

Laadunhallinnan alalla korjaavien ja ennaltaehkäisevien toimenpiteiden erottaminen on olennaista jatkuvan parantamisen kannalta. Korjaavat toimet ovat reaktiivisia toimenpiteitä, jotka toteutetaan vastauksena vaatimustenvastaisten tulosten havaitsemiseen, kun taas ennaltaehkäisevät toimet ovat ennakoivia toimenpiteitä, jotka on suunniteltu poistamaan mahdollisten poikkeamien syyt ennen kuin ne tapahtuvat.

Korjaavien toimenpiteiden toteuttaminen

Tehokkaiden korjaavien toimien toteuttamiseksi sinun tulee:

• Tutkia poikkeavuuden perimmäinen syy.
• Kehittää suunnitelma ongelman korjaamiseksi ja toistumisen estämiseksi.
• Suorittaa korjaavat toimenpiteet ja seurata niiden tehokkuutta.

Osallistuminen tuotteiden ja palvelujen parantamiseen

Korjaavat toimet ovat olennainen osa tuotteen ja palvelun parantamista, koska ne:

• Käsittele erityisiä ongelmia estääksesi niiden toistumisen.
• Paranna laadunhallintaprosessiesi kestävyyttä.
• Aiheuttaa parannuksia tuotteiden laadun ja palvelun toimittamisessa.

ISMS.onlinen tuki korjaavien toimien hallinnassa

Ymmärrämme ISMS.onlinessa rakenteellisen lähestymistavan tärkeyden korjaaviin toimiin. Alustamme auttaa tämän prosessin hallinnassa tarjoamalla:

• Mallit korjaavien toimenpiteiden dokumentoimiseksi.
• Työnkulun työkalut määrittää tehtäviä ja seurata edistymistä.
• Analyyttiset ominaisuudet arvioida toteutettujen toimien tehokkuutta.

Hyödyntämällä palveluitamme varmistat, että korjaavat toimet eivät ole vain ISO 9001:2015:n mukaisia, vaan edistävät myös laadun huippuosaamisen yleistä tavoitetta.

Vastuu poikkeamien hallinnasta

Laadunhallintajärjestelmän (QMS) ympäristössä poikkeamien toiminnan valtuudet on määriteltävä selkeästi. Tämä selkeys varmistaa, että kun poikkeavuuksia ilmenee, ei ole epäselvyyttä siitä, kuka on vastuussa niiden hallinnasta.

Valtuutuksen määrittäminen QMS:ssä

Laadunhallintajärjestelmän valtuudet määrätään yleensä tiettyihin rooleihin, kuten:

• Laatupäälliköt, joka valvoo laadunhallintajärjestelmää ja varmistaa ISO 9001:2015:n noudattamisen.
• Prosessin omistajat, jotka vastaavat yksittäisistä QMS:n prosesseista.
• Ylin johto, jotka tarjoavat tehokkaan vaatimustenvastaisuuden hallinnan edellyttämät resurssit ja tuen.

Henkilöstön vastuut

Poikkeamien hallintaan osallistuvalla henkilöstöllä on useita keskeisiä tehtäviä:

• tunnistaminen ja dokumentointi epäyhtenäisyyksiä, kun niitä esiintyy.
• arvioidessaan poikkeamien vaikutus toimintaan ja asiakastyytyväisyyteen.
• Täytäntöönpanosta korjaavat toimet ja niiden tehokkuuden seuranta.

Järjestelmän vastuullisuuden parantaminen

Valtuutuksen ja vastuun selkeä rajaaminen lisää järjestelmän vastuullisuutta:

• Varmistetaan, että toimet toteutetaan ripeästi ja tehokkaasti.
• Luoda läpinäkyvä ympäristö, jossa jokainen tietää roolinsa.
• Helpottaa viestintää ja koordinaatiota eri osastojen välillä.

Työkaluja roolin määrittelyyn ja viestintään

ISMS.online tarjoaa työkaluja, jotka auttavat näiden roolien määrittelyssä ja viestimisessä, kuten:

• Muokattavat mallit roolikuvauksia ja vastuita varten.
• Kulunvalvontaominaisuudet varmistaa, että vain valtuutettu henkilöstö voi suorittaa tiettyjä toimia.
• Viestintäalustat helpottaa yhteistyötä ja tiedonvaihtoa.

Käyttämällä näitä työkaluja voit varmistaa, että laadunhallintajärjestelmäsi toimii sujuvasti ja että poikkeamat hallitaan äärimmäisen tehokkaasti ja vastuullisesti.

Vaatimustenvastaisuuksien auditointi jatkuvaa parantamista varten

Auditointi on olennainen osa jatkuvan parantamisen prosessia laadunhallintajärjestelmän (QMS) sisällä. Siihen kuuluu menettelyjen ja asiakirjojen yksityiskohtainen tarkastelu sen varmistamiseksi, että vaatimustenvastaisia ​​tuotoksia hallitaan tehokkaasti. Tämä prosessi voi kuitenkin olla monimutkainen tuotannon ja palvelutoimituksen dynaamisen luonteen vuoksi.

Monimutkaiset vaatimukset poikkeavien tulosten tarkastuksessa

Tarkastajat kohtaavat useita haasteita arvioidessaan poikkeavia tuotoksia:

• Volyymi ja lajike: Epäyhdenmukaisuuksien suuri määrä ja niiden vaihteleva luonne voivat olla ylivoimaisia.
• Jatkuva tuotanto: Ympäristöissä, joissa tuotanto on jatkuvaa, jokaisen poikkeaman havaitseminen vaatii huolellista seurantaa.
• Tarkastusreitti: Kattavan kirjausketjun luominen on välttämätöntä, mutta se voi olla monimutkaista, etenkin useiden toimintojen osalta.

Keskity laadunvalvontaan

Tarkastuksissa keskitytään vaatimustenvastaisten tulosten laadunvalvontaan:

• Vahvistus poikkeamien tunnistamisprosessista.
• Arviointi toteutettujen korjaavien toimenpiteiden tehokkuudesta.
• Arvostelu asiakirjojen ja tietueiden täydellisyys ja tarkkuus.

Kirjausketjun merkitys

Tehokas kirjausketju on ratkaisevan tärkeä, koska se:

• Tarjoaa a historiallinen ennätys vaatimustenvastaisuuksista ja toteutetuista toimista.
• Takaa jäljitettävyys ja vastuullisuus laadunhallintajärjestelmässä.
• Tukee riskienhallinta ja säännösten noudattaminen.

Virtaviivaistaminen ISMS.onlinen avulla

Alustamme, ISMS.online, virtaviivaistaa auditointiprosessia tarjoamalla:

• Integroidut työkalut reaaliaikaiseen seurantaan ja raportointiin.
• Automatisoidut työnkulut varmistaakseen asiakirjojen johdonmukaisuuden.
• keskitetty tietojen tallennus helpottaa pääsyä tarkastusten aikana.

Hyödyntämällä ISMS.onlinea voit yksinkertaistaa vaatimustenvastaisten tulosten auditoinnin monimutkaisuutta ja varmistaa jatkuvan parantamisen ja ISO 9001:2015 -standardin noudattamisen.

Poikkeamien hallinta

ISO 9001:ssä lähestymistapa poikkeavien palvelujen hallintaan vaatii vivahteikkaan ymmärryksen, sillä palvelujen aineeton luonne asettaa ainutlaatuisia haasteita fyysisiin tuotteisiin verrattuna.

Vastaavien palvelujen tunnistaminen

Poikkeavat palvelut tunnistetaan tyypillisesti asiakaspalautteen, palvelutoimituksen seurannan ja suorituskyvyn arvioinnin avulla. Toisin kuin tuotteet, palvelut sisältävät usein reaaliaikaista vuorovaikutusta asiakkaiden kanssa, mikä tarkoittaa:

• Välitön tunnistus on mahdollista palvelun aikana.
• Nopea vastaus on ratkaisevan tärkeää korjata mahdolliset poikkeamat palvelustandardeista.

Vaikutus asiakastyytyväisyyteen

Poikkeavien palvelujen vaikutus asiakastyytyväisyyteen voi olla merkittävä, sillä palvelut koetaan reaaliajassa. Palvelujen poikkeamat voivat johtaa:

• Välitön asiakastyytymättömyys
• Vahinko organisaation maineelle
• Mahdollinen liiketoiminnan menetys

Vaikutusanalyysin tekeminen

Jos haluat analysoida vaatimustenvastaisten palveluiden vaikutusta, harkitse:

• Asiakaspalaute mittaamaan välittömiä reaktioita.
• Palvelun palautusstrategiat ongelmien ratkaisemiseksi ja lieventämiseksi.
• Pitkän aikavälin vaikutukset asiakasuskollisuudesta ja luottamuksesta.

Suunnittelun ja kehityksen rooli

Suunnittelulla ja kehityksellä on ennaltaehkäisevä rooli:

• Selkeiden palveluiden toimitusprosessien luominen
• Asiakaspalautteen sisällyttäminen palvelusuunnitteluun
• Koulutushenkilöstö varmistaakseen tasaisen palvelun laadun

ISMS.online-sivustolla tuemme sinua vaatimustenvastaisten palvelujen hallinnassa tarjoamalla työkaluja reaaliaikainen seuranta, palauteanalyysija palvelun parantamisen suunnittelu. Alustamme varmistaa, että pystyt puuttumaan sääntöjenvastaisuuksiin tehokkaasti ja ylläpitämään korkeaa asiakastyytyväisyyttä, joka on välttämätöntä yrityksesi menestykselle.

Kirjallisuutta

ISO 9001 -lauseketaulukko