Kuinka valita parhaat ISMS-, PIMS-, BCMS- tai IMS-ohjelmistoratkaisut

ISMS:n kymmenen parasta ominaisuutta

ISMS:n pitäisi toimia sinulle, ei päinvastoin. Jos ISMS:lläsi ei ole näitä ominaisuuksia absoluuttisena lähtökohtana, päädyt vähemmän tehokkaaseen ISMS:ään ja työskentelet paljon kovemmin kuin tarvitset. Tässä oppaassa on yhteenveto tärkeimmistä ominaisuuksista, jotka ISMS:llä on oltava, jotta se voisi todella auttaa yritystäsi.

Oikean ohjelmiston valitseminen:

• Nopeuta sinua menestykseen ja saavuta organisaatiosi tavoitteet aikaisemmin
• Paranna hallintajärjestelmäsi näkyvyyttä
• Helpota koordinointia organisaatiossasi ja sen ulkopuolella
• Vähennä riskiä
• Pienemmät kokonaisomistuskustannukset
• Rakenna tietoturvan, yksityisyyden tai jatkuvuuden sidosryhmien luottamusta ja valmiuksia

Siksi olemme koonneet tämän tarkistuslistan, joka auttaa sinua miettimään, mitä tarvitset hallintajärjestelmäohjelmistoltasi. Suosittelemme etsimään ratkaisua, joka näyttää kaikki kymmenen listaamaamme ominaisuutta.

1. "Kaikki yhdessä paikassa" toimii

Ihmisillä on kiire. Oppiminen ja vaihtaminen eri järjestelmien välillä vie liian paljon niiden arvokasta aikaa. Se lisää myös haku-, tiedonhallinta-, koordinointi- ja sopimushaasteita, kustannuksia ja monimutkaisuutta.

Etsi all-in-one-ratkaisu, joka on valmiiksi määritetty ominaisuuksilla ja toiminnoilla haluamillesi standardeille ja säännöksille. Myös joustavuus tulevaisuuden turvaamiseksi.

2. Hallintajärjestelmäohjelmistosi suojaus

Hallintajärjestelmässäsi saattaa olla erittäin arkaluonteisia tietoja. Sinun on siis varmistettava, että ohjelmistoratkaisusi on täysin suojattu luottamuksellisuuden, eheyden ja saatavuuden uhkia vastaan.

Sekä ohjelmistosovelluksella että sen toimittajalla tulee olla valtuustiedot ja tarjota suojapalveluita, kuten:

• UKAS-akkreditoitu ISO 27001 -sertifikaatti koko sovelluksessa, organisaatiossa ja toimitusketjussa
• Riippumaton läpäisytestisertifikaatti/-todistukset sovellukselle ja sen infrastruktuurille
• GDPR-vaatimustenmukaisuusluottamus ICO-tasolle
• Käyttäjien käyttöoikeuksien hallinta ja tietosuoja-asetukset
• Kahden tekijän todennus
• Kertakirjautuminen
• Organisaation suojausasetukset
• Kattava vakuutus pahimman sattuessa

Varmista, että ohjelmistotoimittajallasi on omat riippumattomat tunnistetiedot. Sen ei pitäisi luottaa kolmannen osapuolen (esim. datakeskuksen) turvallisuussertifikaatteihin.

3. Aina saatavilla

Hallintajärjestelmäsi tulee olla turvallisesti sinun ja muiden valtuutettujen osapuolten käytettävissä, milloin ja missä he haluavat sen. Heidän on myös voitava saada apua ja tukea tarpeen mukaan.

Näin sinä ja tiimisi:

• Työskentele missä ja milloin tarvitset saavuttaaksesi nopeasti tavoitteesi
• Rakenna asiakkaiden ja muiden sidosryhmien luottamusta tekemällä hallintajärjestelmäsi esittelystä helppoa, kun olet liikkeellä
• Vastaa reaaliajassa, jos ja kun pahin tapahtuu

4. Helppo käyttää

Jos järjestelmäsi on vaikea oppia, harvemmat ihmiset oppivat ja ymmärtävät sen. Jos ne siirtyvät eteenpäin, sinulla voi olla ongelmia niiden vaihtamisessa tai jopa käytössä. Ja mitä monimutkaisempi ISMS, BCMS, PIMS tai IMS on, sitä vähemmän todennäköisesti ihmiset noudattavat niitä.

Varmista, että valitsemasi alusta on helppo oppia, ymmärtää ja käyttää kaikilla tasoilla.

5. Suunniteltu menestykseen

Uuden johtamisjärjestelmän käyttöönotto on suuri haaste. Selkeän rakenteen noudattaminen tekee koko prosessista paljon helpompaa. Se auttaa sinua innostamaan käyttäjiä näyttämällä selkeää edistymistä. Tietysti sinun pitäisi pystyä mukautumaan ja täydentämään sitä ajan myötä, jotta hallintajärjestelmäsi voidaan tulevaisuudessa varmistaa ja välttää uudelleentyöskentelyä.

Varmista, että ratkaisusi näyttää sinulle, kuinka voit toimia tehokkaasti ja edistyä selkeästi, kurinalaisesti samalla kun pystyt kehittymään muuttuvan maailman ja oman organisaatiosi mukana.

6. Liittynyt

Henkilöt, jotka lisäävät tietoja hallintajärjestelmääsi, eivät välttämättä ole samoja, jotka hyötyvät siitä tai tarkistavat sitä. Joten suosittelemme valitsemaan ratkaisun, jonka avulla on helppo nähdä, kuinka kaikki sopii yhteen, kun ISMS, PIMS, BCMS tai IMS on valmis.

Etsi selkeä linkitys ja helppo navigointi työstä. Se auttaa sinua antamaan sidosryhmillesi luottamusta siihen, että johtamisjärjestelmäsi sopii yhteen ja toimii käytännössä.

7. Läpinäkyvä

Luottamus on oletuksena "matala". Sidosryhmäsi haluavat todisteita tehdystä työstä ja näkyvyyttä ajan mittaan tapahtuvista muutoksista. Sinun on näytettävä työsi, kun johtamisjärjestelmäsi kehittyy organisaatiossasi ja sen liiketoimintaympäristössä tapahtuvien muutosten mukaisesti.

8. Yhteistyö

Työskentelemme harvoin yksin sisäisesti. Myös ulkopuolisen yhteistyön tarve kasvaa. Ilman hallintajärjestelmääsi upotettuja yhteistyöominaisuuksia koordinoinnin ja jakamisen kustannukset voivat olla korkeita. Tämä voi myös johtaa riskialttiisiin aukkoihin tai turhaan päällekkäisyyteen.

Etsi ISMS-, PIMS-, BCMS- tai IMS-alusta, joka tukee täydellistä yhteistyötä, mikä helpottaa sisäisten ja ulkoisten henkilöiden ja tiimien yhteistyötä.

9. Oivaltava ja toimiva

Sinun pitäisi tuntea olevasi täysin hallintajärjestelmäsi hallinnassa. Sinun on todistettava se myös sidosryhmillesi. Etsi siis ratkaisu, joka tekee muistutusten asettamisesta ja raporttien luomisesta helppoa. Tämä auttaa myös sinua ja tiimiäsi tekemään parempia ja oikea-aikaisempia päätöksiä.

Varmista, että ratkaisusi sisältää dynaamisia raportteja ja automaattisia muistutuksia, jotka tekevät hallinnollisen raskastyön puolestasi.

10. edullinen

Hyvin hoidetun ISMS:n tuotto voi olla korkea. Mutta ihmisten ja teknologian kustannusten on oltava järkeviä, kun niitä verrataan riskin arvoon. Varmista, että etsimäsi ratkaisut ovat taloudellisesti ja turvallisuuden kannalta järkeviä organisaatiollesi.

Etsi hallintajärjestelmäratkaisu, joka on kustannustehokas ottaa käyttöön, käyttää ja parantaa.